Eine papierlose Arztpraxis spart Zeit, Platz und Wege. Rezepte, Krankschreibungen und Arztbriefe laufen heute zum großen Teil elektronisch, und die elektronische Patientenakte ist seit Oktober 2025 Pflicht. Ganz ohne Papier geht es 2026 trotzdem nicht. Dieser Artikel zeigt, was in der Praxis schon digital läuft, was auf Papier bleibt, wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen, ob Sie Papier nach dem Scannen wegwerfen dürfen und wie Sie Schritt für Schritt umstellen.

Stand: Oktober 2026

Was heißt papierlos in der Arztpraxis?

Papierlos heißt in der Praxis vor allem, dass Informationen digital entstehen, digital weitergegeben und digital abgelegt werden. Die Behandlungsdokumentation liegt im Praxisverwaltungssystem (PVS), Rezepte und Krankschreibungen gehen über die Telematikinfrastruktur (TI), Arztbriefe kommen per KIM, und eingehende Post wird gescannt.

Ein paar Formulare und Ausdrucke bleiben vorerst. Eine realistische papierlose Arztpraxis kommt deshalb mit sehr wenig Papier aus, aber nicht mit gar keinem.

Was heute schon digital läuft

E-Rezept

Das E-Rezept ist seit dem 1. Januar 2024 Pflicht für verschreibungspflichtige Arzneimittel bei gesetzlich Versicherten. Die Ärztin oder der Arzt signiert es mit dem elektronischen Heilberufsausweis, die Apotheke ruft es über die Gesundheitskarte, die App oder einen Ausdruck mit Code ab.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die eAU geht seit 2023 direkt an die Krankenkasse. Die Patientin oder der Patient bekommt weiterhin einen Ausdruck für die eigenen Unterlagen und für den Arbeitgeber, falls dieser ihn braucht.

Arztbriefe per KIM

KIM ist der sichere E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur. Seit dem 30. Juni 2024 müssen Praxen elektronische Arztbriefe empfangen können. Seit dem 1. Januar 2026 wird die alte Version KIM 1.0 nicht mehr unterstützt, Praxen brauchen die aktuelle Version.

Elektronische Patientenakte

Seit dem 15. Januar 2025 haben gesetzlich Versicherte eine ePA, sofern sie nicht widersprechen. Seit dem 1. Oktober 2025 ist die Nutzung für Praxen Pflicht. Einzustellen sind Daten aus der aktuellen Behandlung, die elektronisch vorliegen, vor allem Befundberichte, Befunde aus bildgebender Diagnostik, Laborbefunde und elektronische Arztbriefe. Dokumente werden als PDF/A eingestellt.

Wichtig ist eine Grenze. Die ePA ersetzt nicht die eigene Behandlungsdokumentation der Praxis. Die KBV betont das ausdrücklich. Die Dokumentation bleibt im PVS, die ePA ist eine zusätzliche Kopie für die Patientin oder den Patienten.

Das Befüllen der ePA wird nur noch bis zum 31. Dezember 2026 gesondert vergütet. Zum 1. Januar 2027 entfallen die entsprechenden Abrechnungsziffern.

Was 2026 noch auf Papier bleibt

Muster 16 für bestimmte Verordnungen: Hilfs- und Verbandmittel, Sprechstundenbedarf, Blutprodukte und Verordnungen für Versicherte aus dem Ausland laufen weiter auf Papier, ebenso Rezepte bei Hausbesuchen und Heimvisiten.
Betäubungsmittel- und T-Rezepte: Sie haben eigene Formulare. Ein elektronisches BtM-Rezept soll laut gematik frühestens 2027 erprobt werden.
Überweisungen: Eine Pflicht zur elektronischen Überweisung gibt es 2026 nicht. Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung sieht vor, sie schrittweise bis 2029 einzuführen und Fax und Papier durch KIM und den TI-Messenger zu ersetzen. Beschlossen ist das noch nicht.
Privatversicherte: Für sie gibt es keine eAU über die TI, die Bescheinigung gibt es weiter auf Papier.
Störungen: Fällt die TI aus, greifen Ersatzverfahren auf Papier. Ein kleiner Vorrat an Formularen gehört deshalb auch in die papierlose Praxis.

Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen

Die Grundregel steht in § 630f BGB und in der Berufsordnung. Die Patientenakte ist 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit kein anderes Gesetz etwas anderes vorschreibt. Für einige Unterlagen gelten andere Fristen.

Unterlagen	Frist	Grundlage
Patientenakte allgemein	10 Jahre nach Abschluss der Behandlung	§ 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä
Röntgenuntersuchungen bei Erwachsenen	10 Jahre	§ 85 StrlSchG
Röntgenuntersuchungen bei Minderjährigen	bis zum 28. Geburtstag	§ 85 StrlSchG
Behandlung mit ionisierender Strahlung	30 Jahre	§ 85 StrlSchG
Nachweise über Betäubungsmittel	3 Jahre	BtMVV
Durchgangsarztverfahren	15 Jahre	Richtlinien der Unfallversicherungsträger
Anwendung von Blutprodukten, patientenbezogen	30 Jahre	§ 14 TFG
Ergebnisse genetischer Untersuchungen	10 Jahre	§ 12 GenDG

Für die elektronische Akte gilt eine zusätzliche Regel. Jede Änderung muss mit dem ursprünglichen Inhalt und dem Zeitpunkt erkennbar bleiben. Das PVS muss Änderungen also automatisch festhalten. Außerdem müssen die Daten über die ganze Frist lesbar bleiben, auch wenn Sie später das PVS wechseln.

Schadensersatzansprüche können bis zu 30 Jahre nach dem Ereignis geltend gemacht werden. Bundesärztekammer und KBV halten es deshalb im Einzelfall für sinnvoll, Unterlagen länger aufzubewahren. Eine Pflicht ist das nicht.

Darf ich Papier nach dem Scannen vernichten?

Hier ist Vorsicht geboten. Kein Gesetz erlaubt ausdrücklich, Patientenunterlagen nach dem Scannen zu vernichten. Bundesärztekammer und KBV bezeichnen das Vernichten von Papier-Arztbriefen in ihren Hinweisen vom Oktober 2025 als weiterhin umstritten.

Der Grund ist der Beweiswert. Ein unterschriebener Arztbrief auf Papier ist vor Gericht eine Urkunde. Ein Scan davon ist nur noch ein Augenscheinsobjekt, das Gericht würdigt ihn frei. Der Beweiswert sinkt also immer, auch bei einem sehr guten Scan.

Wer trotzdem ersetzend scannen will, sollte nach der Technischen Richtlinie RESISCAN des BSI vorgehen. Sie beschreibt, wie ein Scanprozess organisiert und dokumentiert wird, damit der Scan möglichst vertrauenswürdig ist. In der Praxis bewährt sich ein Mittelweg:

Eingehende Post scannen und digital weiterbearbeiten, damit niemand mehr Papier suchen muss
Unterlagen mit hohem Beweiswert, etwa unterschriebene Einwilligungen und Aufklärungsbögen, im Original aufbewahren
Alte Papierakten nicht flächendeckend digitalisieren, das verlangt niemand

Bausteine einer papierlosen Praxis

Das PVS ist das Herz der Praxis, aber nicht der einzige Ort, an dem Papier entsteht. Diese Bausteine helfen außerhalb des PVS:

Posteingang scannen: Ein Dokumentenscanner am Empfang, Briefe direkt ins PVS oder in eine geordnete Ablage
Dokumentenablage für die Praxis: Qualitätsmanagement, Verträge, Dienstpläne, Hygienepläne und Vorlagen an einem Ort mit klaren Rechten statt in Ordnern im Regal
Qualitätsmanagement digital: Die QM-Richtlinie des G-BA verlangt ein dokumentiertes Qualitätsmanagement. Digital lässt es sich leichter aktuell halten.
Team-Kommunikation: Ein Team-Chat statt Zettel am Monitor, für Absprachen ohne Patientendaten
Online-Termine und digitale Anamnese: Eine gesetzliche Pflicht gibt es dafür nicht, aber sie sparen am Empfang viel Zeit.
E-Mail-Archivierung: Geschäftliche E-Mails, etwa mit Lieferanten oder dem Steuerberater, unterliegen den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung. Mehr dazu im Artikel zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung.
Datensicherung: Täglich, auf einen getrennten Speicher, mit regelmäßigem Test der Wiederherstellung

Datenschutz: worauf Sie bei Dienstleistern achten müssen

Je mehr digital läuft, desto mehr Dienstleister haben Zugriff auf Ihre Systeme. Für Arztpraxen gelten dabei strenge Regeln:

Schweigepflicht: Nach § 203 StGB dürfen IT-Dienstleister nur erfahren, was für ihre Arbeit erforderlich ist. Sie müssen schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Fehlt diese Verpflichtung, kann sich auch die Ärztin oder der Arzt strafbar machen.
Auftragsverarbeitung: Zusätzlich braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Er ersetzt die Verpflichtung nach § 203 StGB nicht.
Cloud: Patientendaten dürfen nach der IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nur zu einem Cloud-Anbieter mit aktuellem C5-Testat. Mehr dazu im Artikel zur IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV.

Eine einfache Lösung ist ein eigener Server in der Praxis für alle Daten mit Patientenbezug. Werkzeuge ohne Patientendaten, etwa für Qualitätsmanagement und Team-Chat, können aus einem Rechenzentrum kommen.

Kosten und Förderung

Die Kosten für die Telematikinfrastruktur erstatten die Kassenärztlichen Vereinigungen über die TI-Pauschale. Sie beträgt 2026 laut KBV zwischen 263,62 € im Monat für Praxen mit bis zu drei Ärztinnen und Ärzten und 359,10 € für Praxen mit sieben bis neun. Fehlt eine der vorgeschriebenen Anwendungen, wird die Pauschale halbiert, fehlen mehrere, entfällt sie.

Für Investitionen in die Digitalisierung bietet die KfW den ERP-Förderkredit Digitalisierung an, der auch Freiberuflern offensteht. Je nach Vorhaben gibt es dazu einen Zuschuss. Die Bedingungen finden Sie direkt bei der KfW.

Schritt für Schritt zur papierlosen Arztpraxis

Bestand aufnehmen. Wo entsteht in Ihrer Praxis heute Papier, und wer bearbeitet es?
TI-Anwendungen prüfen. Laufen E-Rezept, eAU, KIM und ePA zuverlässig? Sind Ausweise und Kartenterminals auf dem aktuellen Stand?
Posteingang umstellen. Scanner am Empfang, klare Regel, was ins PVS geht und was in die Ablage.
Ablage für Praxisunterlagen einrichten. QM, Verträge, Pläne und Vorlagen digital an einem Ort, mit Rechten für das Team.
Aufbewahrung regeln. Welche Originale bleiben auf Papier, wie lange wird was aufbewahrt?
Datensicherung absichern. Täglich sichern, regelmäßig die Wiederherstellung testen.
Team mitnehmen. Abläufe kurz schulen und schriftlich festhalten.
Dienstleister verpflichten. Verschwiegenheit nach § 203 StGB und Vertrag zur Auftragsverarbeitung für alle, die Zugriff haben.

Häufige Fragen

Ersetzt die ePA meine eigene Dokumentation?

Nein. Die Behandlungsdokumentation bleibt Pflicht der Praxis und liegt im eigenen PVS. Die ePA ist eine zusätzliche Akte für die Patientin oder den Patienten.

Muss ich alte Papierakten digitalisieren?

Nein. Eine Pflicht, alte Papierakten flächendeckend zu digitalisieren, gibt es nicht. Sie können sie bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist auf Papier aufbewahren.

Darf ich Papierunterlagen nach dem Scannen vernichten?

Das ist rechtlich umstritten, weil der Beweiswert eines Scans geringer ist als der eines unterschriebenen Originals. Wer ersetzend scannen will, sollte nach der BSI-Richtlinie RESISCAN vorgehen und Unterlagen mit hohem Beweiswert, etwa Einwilligungen, im Original behalten.

Wie lange muss ich Patientenakten aufbewahren?

In der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung. Für Röntgenaufnahmen, Strahlenbehandlungen, Blutprodukte, Betäubungsmittel und das Durchgangsarztverfahren gelten eigene Fristen, siehe Tabelle oben.

Welche Formulare bleiben auf Papier?

Vor allem Verordnungen auf Muster 16 für Hilfs- und Verbandmittel und Sprechstundenbedarf, BtM- und T-Rezepte, Überweisungen sowie alles, was bei einer Störung der TI anfällt.

Dürfen Patientendaten in die Cloud?

Nur zu einem Anbieter mit aktuellem C5-Testat nach § 393 SGB V. So verlangt es die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV seit Oktober 2025. Ein eigener Server in der Praxis umgeht die Frage.

Nächste Schritte

Die papierlose Arztpraxis entsteht nicht an einem Tag, sondern Schritt für Schritt, und das PVS bleibt dabei, wie es ist.

Netzarea richtet die Bausteine außerhalb des PVS ein und betreut sie dauerhaft. Dazu gehören ein Server in Ihrer Praxis für alle Unterlagen mit Patientenbezug, eine Dokumentenablage für Qualitätsmanagement und Praxisunterlagen, Team-Chat und Videobesprechungen sowie die tägliche Datensicherung. Updates und Überwachung übernehmen wir, und jede Prüfung steht in unserem Monatsbericht. Für Konnektor, Kartenterminals und PVS bleiben Ihr TI-Dienstleister und der Hersteller zuständig.

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Papierlose Arztpraxis 2026: Was digital geht und was Sie beachten müssen